Yazarkasa Adisyon Programı Entegrasyonu: Nasıl Çalışır, Neye Bakılır

Kısa cevap: Yazarkasa adisyon programı entegrasyonu, adisyondaki ödemenin tutarı elle tekrar girilmeden yazar kasaya (ÖKC) gönderilip mali fişe dönüştürülmesidir. Kapsam cihaz markasına ve modeline bağlıdır; her kasa her programla çalışmaz. Satın almadan önce marka-model uyumunu, internet kesintisi davranışını ve fiş iptali akışını yazılı doğrulayın.

Restoranda iki ayrı "fiş" dünyası vardır. Biri masaya giden adisyon, diğeri müşterinin eline verilen yasal satış belgesi. Adisyon programı ile yazar kasa arasındaki entegrasyon, bu iki dünyayı birbirine bağlar. Doğru kurulursa kasiyer tutarı iki kez girmez, bir fiş kesilmeden hesap kapanmaz ve gün sonunda rakamlar tutar. Yanlış kurulursa çift kayıt, kayıp fiş ve gün sonu farkı üretir.

Bu yazı mantığı sıfırdan anlatıyor: ÖKC nedir, entegrasyon modları nelerdir, fiş hangi aşamada kesilir, hangi hatalar çıkar, ve Liya Adisyon'un repodaki gerçek kapsamı nedir. Mevzuat konularında kesin hüküm vermiyoruz; güncel durumu Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan (GİB) ve mali müşavirinizden doğrulayın.

ÖKC (yazar kasa) nedir ve adisyon programından farkı ne?

ÖKC, "ödeme kaydedici cihaz"ın kısaltmasıdır; halk arasında yazar kasa denir. Satışı mali hafızasına kaydeden, mali fiş basan ve gün sonunda Z raporu üreten onaylı cihazdır. Adisyon programı ise masa, sipariş, mutfak, stok ve rapor yöneten yazılımdır.

Genel çerçevede, harici satış yazılımlarının (adisyon programı, el terminali gibi) ÖKC ile bağlantılı çalışması beklenir; yani yazılımdaki bir satışın ÖKC'de mali fişe dönüşmesi hedeflenir. Bu bağlantının teknik dayanağı GİB'in cihazlar için tanımladığı iletişim protokolleridir. Hangi işletmenin hangi şartta ne yapması gerektiği değişebilen bir konudur: mali müşavirinize ve GİB duyurularına bakın.

Z raporu tarafını Z raporu nedir ve gün sonu nasıl yapılır yazısında ele aldık.

Entegrasyon neden gerekli?

Entegrasyon olmadan şu akış yaşanır: garson adisyonu yazar, kasiyer programdan toplamı okur, yazar kasaya aynı tutarı elle girer, fişi basar, ödemeyi programda "alındı" yapar. Üç sorun doğar:

1. Çift giriş hatası. Toplam yanlış yazılabilir; KDV oranı yanlış kısma düşebilir.
2. Eşleşmeyen kayıt. Programda kapanmış hesabın kasada fişi yoktur veya tersi.
3. Yavaşlık. Yoğun saatte her hesapta ikinci bir cihaza tutar girmek kuyruk yaratır.

Entegrasyon bunları azaltır: program sepeti (kalemler, KDV oranları, ödeme türü) cihaza gönderir; cihaz fişi basar; sonuç programa döner.

Üç temel bağlantı modu

Piyasada genelde üç yaklaşım görürsünüz. İsimler satıcıdan satıcıya değişir, mantık aynıdır.

Hangi modun mümkün olduğu cihaz markası ve modeline bağlıdır. Bu yüzden "yazar kasayla entegre" ifadesi tek başına bir bilgi taşımaz; hangi marka, hangi model, hangi mod sorusunu mutlaka sorun.

Fiş hangi aşamada kesilir?

Entegrasyonu doğru anlamak için hesabın yaşam döngüsüne bakın.

1. Sipariş aşaması. Garson masaya kalem ekler, mutfağa gönderir. Bu aşamada mali fiş yoktur; adisyon açık bir kayıttır.
2. Hesap isteme. Müşteri hesap ister, adisyon dökümü basılır. Bu belge bilgi fişidir; mali değeri yoktur.
3. Ödeme seçimi. Kasiyer ödeme yöntemini seçer (nakit, kart, parçalı vb.). Yazar kasa yöntemi seçilmişse program hesabı kilitler: bu andan sonra kalem eklenemez, indirim değişmez.
4. Sepet gönderimi. Program toplam, kalem, KDV oranı ve ödeme bilgilerini cihaza iletir (entegre modda). Elle modda kasiyer bunu cihaza kendisi girer.
5. Mali fiş. Cihaz fişi basar. Fiş numarası ve Z numarası oluşur.
6. Geri bildirim. Entegre modda fiş numarası ve ödeme dağılımı programa otomatik yazılır; hesap kapanır. Elle modda kasiyer bunları programa girer.
7. Gün sonu. Z raporunda tüm fişler toplanır.

Fatura istenen satışlar farklıdır: müşteri fatura talep ederse yazar kasa genelde satış fişi yerine bir bilgi fişi basar ve asıl belge e-Fatura veya e-Arşiv olarak kesilir. Bu akış restoran e-Arşiv ve e-Fatura yazısında anlatılıyor.

Neden hesap kilitleniyor?

Fiş kesilirken (ya da bekleyen bir fiş işi varken) kalem eklenirse programdaki toplam ile cihazdaki toplam ayrışır. İyi bir entegrasyon, aktif bir fiş işi varken adisyon kalemi, indirim, servis ücreti ve bahşiş değişikliğini engeller. Bu bir kısıt değil, koruma mekanizmasıdır.

Sık görülen hatalar ve çözümleri

Bu tablodaki "ne yapmalı" sütunu genel mantıktır; kendi cihazınız için satıcı talimatı geçerlidir.

Seçerken satıcıya sorulacak 12 soru

1. Hangi yazar kasa marka ve modelleri ile entegre çalışıyorsunuz, hangileri elle moda düşer?
2. Entegre mod canlıda hangi cihazlarla kullanılıyor, yoksa yalnız belgelenmiş mi?
3. Kurulumu kim yapıyor: siz, cihaz bayisi, ben?
4. Entegrasyon ek ücretli mi, ücret tek seferlik mi sürekli mi?
5. İnternet kesilirse bekleyen fiş işleri ne oluyor?
6. Aynı hesap için fiş iki kez basılabilir mi, koruma var mı?
7. Fiş iptali programdan mı cihazdan mı yapılıyor, iptal sonrası hesap nasıl davranıyor?
8. Parçalı ödeme, bölünmüş hesap ve bahşiş fişe nasıl yansıyor?
9. İndirim ve servis ücreti kalemlere nasıl dağıtılıyor, toplam her zaman tutuyor mu?
10. Kimlik bilgileri (cihaz anahtarları) nerede, nasıl korunuyor?
11. Faturalı satışta ne yapılıyor: fiş yerine bilgi fişi mi?
12. Yeni nesil cihaza geçiş gerekirse programınız hazır mı?

Bu soruları demo sırasında senaryo olarak da deneyin. Daha geniş bir karşılaştırma çerçevesi için adisyon programı karşılaştırma kontrol listesine göz atın.

Liya Adisyon'un yazarkasa kapsamı

Bu bölümde yalnızca repodaki gerçek duruma dayanıyoruz. Güncel kapsam için satıcıyla yazılı doğrulama yapın.

Mali fiş kuyruğu ve elle mod. Liya Adisyon, ödeme ekranında yazar kasa yöntemiyle çalışan bir mali fiş kuyruğuna sahiptir. Elle modda kasiyer fişi cihazda keser; fiş numarasını ve nakit/kart dağılımını programa girer. Bu mod markadan bağımsız çalışacak şekilde tasarlanmıştır.

Bulut modu şimdilik yalnız Beko (Token) cihazlarda. Bulut bağlantısı Beko'nun (Token) cihaz arayüzü için kodlanmıştır. Ancak bu bağlantının gerçek cihaz ve satıcı test ortamıyla uçtan uca doğrulaması tamamlanmadan "tamamı canlı çalışıyor" demek doğru olmaz; devreye alma cihaz ve entegratör onayıyla yapılır. Diğer markalar (Hugin, Ingenico, Inpos, Pavo, Paygo gibi) için herkese açık bulut sözleşmesi bulunmadığından bu markalarda elle mod geçerlidir; ortaklık kurulursa ayrı bağdaştırıcı eklenebilir. "Tüm yazar kasa markalarıyla çalışır" diye bir iddia yoktur.

Hesap kilidi ve çift fişi önleme. Aktif bir fiş işi varken kalem, indirim, servis ve bahşiş değişikliği engellenir. Sepet, indirim ve servis tutarlarını kalemlere dağıtarak toplamın fiş toplamıyla tutmasını hedefler. Bahşiş fişe girmez.

Fiş iptali. Bulut modunda fiş iptali cihazda yapılır, programda elle onaylanır. Basılmış (iptal edilmemiş) bir fişi olan hesap geri açılamaz.

Faturalı satış. Fatura istenen hesaplarda ÖKC satış fişi yerine bilgi fişi basılır; fatura Paraşüt üzerinden e-Fatura/e-Arşiv olarak kesilir. ÖKC satış fişi kesilmiş bir satışa fatura istenmeden önce fişin iptali gerekir.

Kapsam dışı. e-Adisyon şimdilik kapsam dışıdır. Bildirim alan bir işletme için ayrı bir entegratör gerekebilir.

Kurulum için pratik sıra

1. Mevcut cihazı belirleyin. Marka, model ve yazılım sürümünü yazın. Cihaz bayisinden entegrasyona açık olup olmadığını sorun.
2. Kısımları (departmanları) eşleyin. Cihazdaki KDV kısımları ile menüdeki ürün KDV oranlarının aynı olduğundan emin olun.
3. Bağlantı bilgilerini girin. Bulut modunda cihaz sağlayıcısının verdiği kimlik bilgileri programa girilir ve yalnızca sunucuda tutulur.
4. Deneme fişi. Düşük tutarlı bir satışla uçtan uca deneyin; fiş no programa döndü mü, Z'de göründü mü bakın.
5. İptal senaryosunu deneyin. Fişi iptal edin, hesabın nasıl davrandığını görün.
6. Kesinti senaryosunu deneyin. İnterneti kapatıp ödeme almayı deneyin; kuyruk davranışını not edin.
7. Personeli eğitin. Kasiyer hangi modda olduğunu, hangi durumda ne yapacağını bilmeli.

Donanım ve kurulum kalemlerini açılış bütçenizle birlikte planlamak için restoran açarken teknoloji kontrol listesi yazısındaki tabloyu kullanabilirsiniz.

Mevzuat tarafında bilinmesi gerekenler (genel çerçeve)

• Perakende satış yapan işletmelerin yasal satış belgesi (fiş veya fatura) düzenlemesi beklenir.
• Harici satış yazılımlarının yazar kasayla bağlantılı çalışması konusunda GİB düzenlemeleri vardır; ayrıntı ve geçerlilik tarihi değişebilir.
• Yeni nesil yazar kasa ve benzeri geçişlerin kimleri, ne zaman kapsadığı GİB duyurularından takip edilmelidir.
• Cezalar ve uyum süreleri mevzuata göre güncellenir; bu yazıda rakam vermiyoruz.

Bu başlık altındaki hiçbir madde hukuki veya mali tavsiye değildir. İşletmenizin durumu için mali müşavirinize ve GİB'e danışın.

Liya ekosisteminde yazarkasa ve diğer parçalar

Adisyon, işletmenin yalnız bir parçasıdır. LiyaQR menüyü güncel tutar ve masadan sipariş akışını adisyona taşır; Liya Sadakat kasa önünde NFC veya QR ile puan toplatır. Market veya manav gibi barkod ağırlıklı işletmeler için Liya Market benzer yazarkasa mantığıyla çalışan ayrı bir üründür. Liya Adisyon fiyatları ve paketler için fiyatlar bölümüne bakın; tüm planlar KDV hariç ve yıllık peşin faturalanır.

Parçalı ödeme, bölünmüş hesap ve bahşiş fişe nasıl yansır?

Entegrasyonun gerçek sınavı, tek ödemeli basit hesapta değil, karmaşık hesaplarda ortaya çıkar. Demo sırasında şu üç durumu mutlaka deneyin.

Parçalı ödeme. Müşteri hesabın bir kısmını nakit, kalanını kartla ödüyor. Fiş toplamı hesabın toplamına eşit kalmalı ve ödeme kalemleri (nakit tutarı, kart tutarı) fişte ayrı ayrı görünmelidir. Programın bunu tek fişte mi, iki ödeme satırıyla mı gönderdiğini sorun.

Kişi başı bölme. Dört kişi hesabı eşit bölüyor. Her kişiye ayrı fiş mi kesilecek, tek fiş mi? Yuvarlama farkı (örneğin 100 TL'nin üçe bölünmesi) bir kuruşluk kaymaya yol açar; bu kuruşun hangi kişiye yazıldığı deterministik olmalıdır. Liya Adisyon parçalı ödeme ve kişi başı bölmeyi destekler; fişe yansımasını kendi cihazınızda deneyerek doğrulayın.

Bahşiş. Bahşiş satış değildir. Fiş toplamına girmemesi, ama kasa ve rapor tarafında ayrı izlenmesi beklenir. Kart bahşişinin kasaya nasıl yansıdığı gün sonu farkının sık nedenlerindendir.

İndirim ve servis ücreti dağıtımı

Hesaba toplu indirim uygulandığında, mali fişin kalem kalem KDV oranlarını doğru taşıması gerekir. Örneğin %10 KDV'li yemek ile %20 KDV'li içecek aynı hesaptaysa, toplu indirimin her KDV grubuna orantılı dağıtılması gerekir; aksi hâlde toplam tutar ama KDV dağılımı yanlış olur. Bu, entegrasyon seçerken en az sorulan ama en çok sorun çıkaran noktalardandır. Satıcıdan "indirimli hesapta KDV gruplarının toplamı fiş toplamına eşit mi?" sorusunun cevabını örnek bir fişle isteyin. KDV oranlarının güncel hâli için mali müşavirinize başvurun.

Örnek senaryo: yoğun cumartesi akşamı (kurgusal)

Bir restoranda cumartesi akşamı otuz masa dolu. Kasada tek kasiyer var ve entegrasyon elle modda. Her hesap için kasiyer toplamı cihaza yazıyor, fişi basıyor, fiş numarasını programa giriyor. Kuyruk uzuyor; bir hesapta KDV kısmı yanlış seçiliyor, gün sonunda Z ile program arasında fark çıkıyor.

Aynı akşam bulut modunda olsaydı: kasiyer ödeme yöntemini seçer, program sepeti gönderir, cihaz basar, fiş numarası geri yazılır. Kasiyerin elle yazdığı alan kalmadığı için hata türü azalır. Buna karşılık internet kesilirse bekleyen işlerin davranışı önem kazanır. Bu yüzden kesinti senaryosu, demo listenizin üst sıralarında olmalı. Kesintide ne olacağını internet kesilince adisyon sistemi yazısında ayrıca anlattık. Bu senaryo kurgusaldır ve bir müşterimizi anlatmaz.

Entegrasyon sonrası günlük kontrol alışkanlığı

Entegrasyon kurulduktan sonra bile üç basit alışkanlık sorunları erken yakalar:

1. Gün içinde bekleyen iş sayısına bakın. Kuyrukta takılı fiş işi varsa, gün sonuna bırakmadan çözün.
2. Gün sonunda Z toplamını programın özetiyle karşılaştırın. Fark varsa nedenini aynı gün bulun.
3. Cihaz kimlik bilgilerini ve bağlantıyı ayda bir test edin. Süresi dolan anahtar, gece yarısı fark edilen bir sorundur.

Sonuç

Yazarkasa adisyon programı entegrasyonu, "tutarı iki kez girmeme" kolaylığından fazlasıdır: hesabın kilitlenmesi, fiş numarasının geri gelmesi ve Z raporunun programla tutması demektir. Ama her cihaz her programla çalışmaz ve entegre mod ile elle mod arasındaki fark büyüktür. Satın almadan önce marka-model uyumunu, iptal ve kesinti davranışını yazılı alın; mevzuat sorularını mali müşavirinize bırakın.