Restoran E-Arşiv Fatura: Ne Zaman Gerekir, Adisyondan Nasıl Kesilir?

Kısa cevap: Restoranda müşteri fatura isterse işletme fatura düzenler; alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura kesilir. Yazar kasa fişi ve fatura aynı satışa iki kez yazılmamalıdır. Kimin hangi belgeyi, hangi tarihten itibaren kullanması gerektiği GİB düzenlemelerine bağlıdır: güncel durumu mali müşavirinize doğrulatın.

"Müşteri fatura istedi, ne yapacağım?" sorusu, kalabalık bir servis saatinde kasiyerin en çok yaşadığı gerilimlerden biridir. Cevabı bilmeyen işletmede fatura geç kesilir, fiş ile fatura çakışır, gün sonu rakamları tutmaz. Bu yazı e-Fatura, e-Arşiv ve e-Adisyon kavramlarını sade biçimde ayırır, restoranda fatura akışını anlatır ve bir adisyon programından fatura kesmenin nasıl çalıştığını gösterir.

Önemli not: Bu yazı hukuki veya mali tavsiye değildir. Zorunluluk eşikleri, geçiş tarihleri, ceza ve saklama süreleri değişebilir; yazıda bilerek kesin sayı ve tarih vermiyoruz. Güncel bilgi için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) duyurularına ve mali müşavirinize başvurun.

e-Belge nedir? Kavramları ayıralım

Türkiye'de elektronik belge uygulamalarına genel olarak e-Belge denir. Restoran açısından önemli olanlar şunlardır.

Her belge farklı bir ihtiyaca cevap verir. En sık karıştırılan ikisi e-Arşiv ile e-Adisyon'dur: e-Arşiv faturadır, e-Adisyon ise adisyon belgesidir. İkisi birbirinin yerine geçmez.

e-Fatura mı, e-Arşiv mi?

Karar alıcıya bağlıdır. Müşteri bir şirketse, ilk adım alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığına bakmaktır. Bunu genellikle vergi numarası (VKN) ile GİB'in e-Fatura kullanıcı listesinden sorgularsınız; entegratör yazılımlar bunu otomatik yapar.

1. Alıcı e-Fatura mükellefiyse: e-Fatura gönderilir.
2. Alıcı mükellef değilse veya bireysel müşteriyse: e-Arşiv fatura düzenlenir.

Liya Adisyon'un Paraşüt entegrasyonu bu kararı alıcının e-Fatura gelen kutusunu sorgulayarak verir: gelen kutusu varsa e-Fatura, yoksa e-Arşiv kesilir.

Restoranda fatura ne zaman gerekir?

Genel çerçevede, perakende satış yapan işletmeler müşteriye satışı belgeleyen bir belge (yazar kasa fişi ya da fatura) vermelidir. Müşteri fatura talep ettiğinde fatura düzenlenir. Tipik durumlar:

• Kurumsal müşteri. Şirket yemeği, toplantı ikramı, tedarikçi yemeği gibi giderlerde şirket fatura ister.
• Bireysel müşteri talebi. Müşteri harcamasını belgelemek için fatura isteyebilir.
• Toplu sipariş ve organizasyon. Doğum günü, kokteyl, toplu yemek siparişlerinde fatura beklenir.
• Paket servis ve kurumsal anlaşmalar. Düzenli şirket siparişlerinde dönemsel fatura kesilebilir.

Bunların ötesinde, işletmenin kendi türü ve cirosuna göre e-Fatura, e-Arşiv veya e-Adisyon kullanma zorunluluğu doğabilir. Bunun kesin eşiği için GİB duyurularına bakın; bir işletme için zorunlu olan başka bir işletme için olmayabilir.

e-Adisyon ayrı bir konu

e-Adisyon, masaya servis yapan yeme-içme işletmelerini ilgilendiren, adisyonun elektronik ortamda oluşturulup GİB'e iletilmesini öngören bir uygulamadır. Kimlerin kapsamda olduğu ve ne zaman zorunlu hâle geldiği GİB'in bildirimlerine ve düzenlemelerine bağlıdır. Genel olarak, kapsama giren işletmelere GİB önceden bilgi verir.

Liya Adisyon açısından durum: e-Adisyon şimdilik kapsam dışıdır. Bildirim alan bir işletme olursa, GİB'e iletim için özel bir entegratör seçilmesi gerekir. e-Adisyon yükümlülüğünüz olup olmadığını mali müşavirinizden öğrenin ve program seçerken bu soruyu satıcıya açıkça sorun.

Fiş ile fatura aynı satış için iki kez kesilmez

Restoranda en sık hata, aynı satış için hem yazar kasa satış fişi hem fatura düzenlemektir. İki belge aynı geliri iki kez gösterir; gün sonunda ve muhasebede tutarsızlık yaratır.

Doğru yaklaşım şudur:

1. Fatura talebi ödemeden önce öğrenilir. Kasiyer "fatura gerekecek mi?" diye sorar veya garson hesap sunarken öğrenir.
2. Faturalı satışta yazar kasa bilgi fişi basar. Çoğu cihazda e-Fatura veya e-Arşiv için ayrı belge türü vardır; bu fiş satışı mali hafızada işaretler ama gelir kaydı faturadan oluşur.
3. Fatura entegratör üzerinden kesilir. Alıcı bilgisi ve hesap kalemleri entegratöre gönderilir.
4. Fiş zaten kesildiyse önce fişin iptali gerekebilir. Bunun nasıl yapılacağı cihaza ve mevzuata göre değişir; mali müşavirinize danışın.

Yazar kasa tarafının ayrıntıları için yazarkasa ve adisyon programı entegrasyonu yazısına bakın.

Adisyon programından fatura akışı

Adisyon programı çoğunlukla faturayı kendisi düzenlemez. Yetkili bir özel entegratör veya muhasebe programı e-Belge'yi oluşturur ve GİB'e iletir. Adisyon programının işi, doğru veriyi doğru yere göndermektir. Tipik akış:

1. Hesap açıkken fatura isteği işaretlenir. Kasiyer hesabın faturalı olacağını girer.
2. Alıcı bilgisi alınır. VKN veya TCKN, unvan, adres, e-posta.
3. Alıcı sorgulanır. e-Fatura mükellefi mi? Sistem buna göre belge türünü seçer.
4. Hesap kapanır. Ödeme alınır; yazar kasa bilgi fişi basar (faturalı satışta).
5. Fatura oluşturulur. Entegratör e-Fatura veya e-Arşiv'i keser, belge numarası döner.
6. Müşteriye iletilir. E-posta ile gönderilir veya yazdırılır.
7. Kayıt saklanır. Belge numarası hesapla eşleşir; muhasebe aktarımı hazırlanır.

Liya Adisyon'da fatura akışı

Repoda doğrulanan duruma göre:

• e-Fatura ve e-Arşiv, Paraşüt hesabınız üzerinden kesilir. Bağlantı, OAuth ile yapılır: Paraşüt'te izin verirsiniz, çıkan kodu Liya'ya yapıştırırsınız; Paraşüt şifresi Liya'ya girilmez.
• Fatura, kapanan hesabın dökümünden "Fatura kes" ile istenir; adisyon açıkken de talep edilebilir, belge hesap kapanınca kesilir.
• Alıcının e-Fatura gelen kutusu varsa e-Fatura, yoksa e-Arşiv kesilir.
• Muhasebe aktarımı için gün ve KDV bazında satış özeti, mali fişler ve e-Belge listesi Excel'e aktarılabilir; Logo, Netsis gibi programlara içe aktarma veya mali müşavire gönderme amaçlıdır.
• Güncel durum: Paraşüt bağlantısı kodlanmıştır; devreye alma, Paraşüt tarafında yetkilendirme ve hesap onayına bağlıdır. Herkese açık "tüm entegratörlerle çalışır" gibi bir iddia yoktur: KolaySoft ve MySoft gibi sağlayıcılar "yakında" durumundadır.
• Müşteri bilgileri (VKN/TCKN, unvan, adres, e-posta) istemciye maskeli döner; saklama süresi dolunca temizlenir. Yasal fatura kopyası Paraşüt'te durur.

Fatura isteyen müşteriyi yönetmek: servis akışı

Teknoloji yeterli değildir; servis akışı da fatura isteğini yakalamalıdır.

• Garson hesap sunarken sorsun. "Fatura gerekecek mi?" sorusu cümleye yerleşsin.
• Şirket müşterileri kayıtlı olsun. Sık gelen şirketlerin VKN ve unvanı cari kayıtta tutulsun, her seferinde yeniden yazılmasın.
• QR menüden gelen sipariş. Masadan sipariş alıyorsanız fatura sorusu siparişte yer alabilir. LiyaQR masa siparişini adisyona taşır; fatura bilgisi kasada tamamlanır.
• Fatura ve fiş farkı personele öğretilsin. Kasiyer faturalı satışta ne yapacağını bilmeli.

Sık yapılan hatalar

Maliyet bakışı

Fatura, programın fiyatına çoğunlukla dahil değildir; üç kalem düşünün:

1. Adisyon programı ücreti. Plan fiyatı; Liya Adisyon planları KDV hariç ve yıllık peşin faturalanır, ayrıntılar fiyatlar bölümünde.
2. Entegratör/muhasebe yazılımı ücreti. Paraşüt gibi bir sağlayıcının kendi abonelik ve kontör bedeli olabilir. Bu bedel Liya fiyatına dahil değildir; güncel tutar için sağlayıcıya sorun.
3. Yazar kasa cihazı ve servis. Cihaz, bakım ve gerekiyorsa SIM/hat gideri.

Bütçenin tamamını restoran açarken teknoloji kontrol listesi yazısında bir tabloda topladık.

Satıcıya sorulacak sorular

1. Hangi e-Belge sağlayıcılarıyla çalışıyorsunuz, hangileri hazır, hangileri "yakında"?
2. Bağlantı nasıl kuruluyor? Şifrelerimi size mi vereceğim, yetki kodu mu?
3. Alıcı e-Fatura mükellefiyse otomatik e-Fatura mı kesiliyor?
4. Fatura talebi hesap açıkken yapılabiliyor mu?
5. Yazar kasa ile fatura çakışmasını nasıl önlüyorsunuz?
6. Müşteri verisi (VKN, adres) ne kadar süre saklanıyor?
7. e-Adisyon için yol haritanız nedir?
8. Muhasebe aktarımı hangi formatta?

Daha geniş bir değerlendirme çerçevesi için adisyon programı karşılaştırma kontrol listesi yazısını kullanın.

Gün sonunda fatura ve fiş uyumu

Gün sonu kapanışında fatura kesilen hesapların fişle çakışmadığını doğrulayın. Günlük satış toplamı, yazar kasa Z raporu ile e-Belge özetinin birlikte okunmasıyla kontrol edilir. Z raporu mantığı için Z raporu nedir yazısına bakın.

Mali müşavirle konuşulacaklar

Mali müşavirinizle şu başlıkları bir kez netleştirin:

• İşletmem e-Fatura, e-Arşiv veya e-Adisyon kapsamında mı, hangi tarihten itibaren?
• Hangi entegratörle çalışmalıyım?
• Fatura istenen satışta yazar kasada hangi belge türünü basmalıyım?
• Hatalı kesilen fatura nasıl düzeltilir (iptal, iade, ek belge)?
• Belge saklama süreleri nedir?
• Müşteri verisi saklama konusunda KVKK açısından neye dikkat etmeliyim?

Üç örnek senaryo (kurgusal)

Kuralları somutlaştırmak için üç kurgusal durumu adım adım izleyelim. İsimler ve tutarlar örnektir; hukuki yorum değildir.

Senaryo 1: Şirket yemeği, alıcı e-Fatura mükellefi

Bir şirketin dört çalışanı öğle yemeği yiyor. Yönetici "fatura istiyoruz" diyor. Garson hesabı sunarken VKN'yi alıyor ve kasiyere iletiyor. Kasiyer adisyonda fatura isteğini işaretliyor; sistem VKN'yi sorguluyor ve alıcının e-Fatura gelen kutusu olduğunu görüyor. Ödeme alındıktan sonra yazar kasa satış fişi yerine bilgi fişi basıyor, e-Fatura entegratör üzerinden kesiliyor, belge numarası hesaba işleniyor. Fatura e-posta ile gönderiliyor.

Senaryo 2: Bireysel müşteri, ödemeden sonra fatura talebi

Bir müşteri hesabı ödedikten ve fişini aldıktan sonra "aslında fatura gerekiyor" diyor. Burada fiş zaten kesilmiştir. İşletme, aynı satışa ikinci bir gelir belgesi üretmeden bu durumu nasıl çözeceğini önceden bilmelidir: çoğu durumda fişin iptali, ardından fatura gibi bir sıra gerekir, ama bu sıra cihaza ve mevzuata göre değişir. Önce mali müşavirinize sorun, sonra kasiyere yazılı bir prosedür verin. En ucuz çözüm, fatura sorusunu ödemeden önce sormaktır.

Senaryo 3: Paket servis siparişinde kurumsal fatura

Bir ofis her cuma toplu yemek siparişi veriyor ve aylık fatura istiyor. Burada her siparişte tek tek fatura yerine anlaşmalı bir cari hesap ve dönemsel fatura düşünülebilir. Cari hesap takibi için adisyon programında veresiye/cari bakiye özelliği aranır; Liya Adisyon veresiye cari ve ekstre alanı sunar. Dönemsel faturanın yasal olarak nasıl kesileceğini mali müşavirinizle netleştirin.

Fatura için gerekli bilgiler: pratik kontrol listesi

Kasiyerin ezbere bilmesi gereken liste kısa olmalı:

Bilgileri müşteriden sözlü almak yerine yazdırarak veya ekrandan onaylatarak almak yazım hatalarını azaltır. Yanlış VKN'li fatura iptal ve yeniden kesim demektir.

KVKK: fatura bilgisini nasıl taşıyorsunuz?

Fatura bilgileri (özellikle şahıs müşterinin TCKN, adres ve e-postası) kişisel veridir. İşletme veri sorumlusudur; adisyon programı sağlayıcısı veri işleyen konumundadır. Pratik ilkeler:

• Yalnızca fatura için gereken veriyi alın; "belki lazım olur" diye fazlasını toplamayın.
• Müşteri bilgilerini kasada ekranda herkese açık bırakmayın; yetkisiz personel göremesin.
• Saklama süresi bittiğinde silin. Yasal fatura kopyası muhasebe/entegratör tarafında kalır; programdaki alıcı bilgisi ayrıca temizlenebilmelidir.
• Veri kaybı veya yanlış paylaşımda sorumlu kişiyi ve süreci önceden belirleyin.

Liya Adisyon'da müşteri VKN/TCKN, unvan, adres ve e-posta istemciye kolon izniyle kapalıdır, yalnızca maskeli etiket görünür; saklama süresi dolunca zamanlanmış bir görev bu alanları siler. Ayrıntı için ürünün KVKK sayfasına bakın; hukuki değerlendirme için hukuk danışmanınıza başvurun.

Fatura hatası olduğunda: düzeltme mantığı

Hatalı fatura kesildiğinde panik gereksizdir ama sıra önemlidir.

1. Hatayı sınıflandırın. Yanlış alıcı mı, yanlış tutar mı, yanlış kalem mi, çift fatura mı?
2. Belgenin durumuna bakın. Henüz gönderilmedi mi, gönderildi mi, alıcı onayladı mı?
3. Düzeltme yolunu mali müşavirle seçin. İptal, iade faturası veya düzeltme belgesi mevzuata bağlıdır.
4. Adisyon kaydını eşleyin. Programdaki hesabın belge numarasını güncel tutun; hesap geri açılacaksa kesilmiş bir e-Belge varken buna izin verilip verilmediğini bilin. Liya Adisyon, kesilmiş veya kesilmekte olan bir e-Belge varken hesabın geri açılmasını engeller.
5. Olayı not edin. Aynı hata ikinci kez olursa süreç değişmelidir.

Faturalı satışlarda personel eğitimi

Teknik kurulum biter, ama fatura akışı kasiyerin davranışına bağlıdır. Yeni personele ilk haftada üç şey öğretin: faturanın ödemeden önce sorulacağını, VKN ve unvanın ekrandan okutularak teyit edileceğini ve hatalı girişin kendi başına düzeltilmeyip yetkiliye bildirileceğini. Kısa bir "fatura isteyen müşteri" prova senaryosu, yoğun serviste yaşanacak çoğu hatayı önler.

Sonuç

Restoranda e-Arşiv fatura konusu üç soruya iner: Müşteri fatura istiyor mu? Alıcı e-Fatura mükellefi mi? İşletmem e-Adisyon kapsamında mı? Programınız bu soruların ilk ikisini akışa gömmeli, üçüncüsü için satıcıdan açık cevap vermeli. Liya Adisyon, e-Fatura ve e-Arşiv'i Paraşüt üzerinden keser; e-Adisyon kapsam dışıdır. Mevzuatın güncel hâlini mali müşavirinize doğrulatın ve 14 günlük denemede faturalı bir hesabı uçtan uca deneyin.