Market Stok Takibi: Sayım, Son Kullanma Tarihi ve Fire Rehberi

Kısa cevap: Market stok takibi; mal kabul, satış, iade, fire ve sayım hareketlerini kayıt altına alarak rafın gerçek durumunu güncel tutmaktır. Beş temel alışkanlık gerekir: mal kabulü kaydetmek, fireyi nedeniyle girmek, son kullanma tarihini partiyle takip etmek, düzenli döngüsel sayım yapmak ve sayım farklarının nedenini aramak.

Perakendede iki kayıp vardır: görünen ve görünmeyen. Görünen kayıp, rafı boş kalıp satış kaçıran üründür. Görünmeyen kayıp, rafta bekleyip tarihi geçen, çürüyen, kaybolan, yanlış tartılan üründür. Bu ikisini yönetmenin adı stok takibidir. Bu rehber stok takibini mal kabulden sayıma, son kullanma tarihinden fireye kadar adım adım anlatıyor. Genel çerçeve için market programı rehberine bakabilirsiniz.

Stok takibi neden önemli?

Stok, işletmenizin bağlı sermayesidir. Rafın her köşesi, ödediğiniz ama henüz geri almadığınız paradır. Şu nedenlerle önemlidir:

• Nakit akışı: Gereksiz stok parayı bağlar; fazla sipariş borç demektir.
• Satış kaybı: Tükenen ürün müşteriyi başka dükkâna yönlendirir.
• Fire maliyeti: Gıda perakendesinde tarihi geçen ürün doğrudan kâra yazılır.
• Karar kalitesi: Hangi ürünün dönüp hangisinin beklediğini bilirseniz siparişi veriye göre verirsiniz.

Kâğıt kalem veya zihinde tutulan stok, ürün sayısı yüzü geçince güvenilmez olur. Program her satışta stoktan düşer, mal kabulde ekler ve farkı sayımla yakalar.

Stok hareketlerinin türleri

Stoğu değiştiren altı hareket vardır. Hepsinin kaydı tutulursa stok rakamı güvenilir olur.

Bir hareket kayıt dışı kalırsa stok sapar. Örneğin raftan çürük ürünü çöpe atıp fire girmezseniz sistem hâlâ o ürünü rafta sanır. Sayımda fark çıkar; ama farkın nedeni belirsiz kalır.

Mal kabul: stoğun doğduğu yer

Doğru stok, doğru mal kabulle başlar. Mal geldiğinde şu adımları izleyin.

1. İrsaliye ile mal karşılaştırın. Gelen mal irsaliyedeki adet ve kiloyla uyuşuyor mu?
2. Hasarlı ve tarihi kısa olanı ayırın. Gelen ürünün son kullanma tarihi kabul edilebilir mi? Çok kısaysa teslim almayın ya da indirimli fiyat isteyin.
3. Programda girişi yapın. Barkod okutarak adet girin; tartılı ürünlerde kilo girin.
4. Alış fiyatını güncelleyin. Fiyat değiştiyse yeni alış fiyatını girin, aksi hâlde kâr raporu yanıltır.
5. Satış fiyatına karar verin. Alış arttıysa satış fiyatını gözden geçirin.
6. Tarihleri kaydedin. SKT'li ürünlerde parti ve tarih bilgisini girin.

Telefonla barkod okutarak mal kabul yapmak, kasadan uzakta kolaylık sağlar. Liya Market özellik listesinde telefonu el terminali gibi kullanarak mal kabul ve sayım yapmak yer alır (özellikler).

Sayım: sistem ile raf arasındaki köprü

Sayım, sistemdeki stokla gerçek stoğu karşılaştırır. İki temel yöntem vardır.

Tam sayım

Tüm ürünler bir seferde sayılır. Genelde yılda bir ya da mali dönem sonunda yapılır. Dükkânı kapatmayı veya sayım süresince satışı kısıtlamayı gerektirebilir. Hata riski yorgunlukla artar.

Döngüsel sayım

Ürünler gruplara ayrılır ve her gün/hafta bir grup sayılır. Çok satan ve değerli ürünler daha sık, az satanlar seyrek sayılır. Dükkân açıkken yapılır ve sapmayı erken yakalar. Çoğu perakendeci için daha pratiktir.

Sayım adımları

1. Hazırlık: Sayılacak reyonu seçin. O reyondaki mal kabulü ve satışı sayım süresince not edin ya da kısa süreli durdurun.
2. Say: Telefon ya da terminal ile barkod okutarak adedi girin. Tartılı ürünleri kiloyla girin.
3. Karşılaştır: Program sayım sonucunu sistem stokuyla karşılaştırır ve farkı listeler.
4. Fark nedenini araştırın: Yalnız düzeltmeyin; neden fark çıktığını bulun.
5. Onayla: Fark nedenini yazdıktan sonra stoğu düzeltin.
6. Aksiyon: Nedene göre süreç değişikliği yapın (kayıtsız fire, yanlış birim gibi).

Liya Market'te telefonla reyon reyon sayım yapılabilir; farkları sistem çıkarır (market sektör sayfası: market).

Sayım farkı nedenleri

Son kullanma tarihi (SKT) takibi

Gıdada tarih, hem yasal hem ticari bir sorumluluktur. Tarihi geçmiş ürünü satmak müşteriye zarar verir ve işletmeye ceza ve itibar kaybı getirir. Tarihi yaklaşan ürün ise zamanında harekete geçilirse hâlâ satılabilir. Bu yüzden SKT takibi iki kısımdır:

1. Tarihi kayıt altına almak: Mal kabulde ürünün tarihini ve miktarını girmek.
2. Uyarı almak: Tarihi yaklaşan ürünlerin listesini görmek.

Liya Market'in özellik açıklamasında son kullanma tarihi yaklaşan ürünler için uyarı ve fire kaydı bulunur; Market paketinde "sayım, son kullanma tarihi ve fire takibi" listelenir (fiyatlar).

Tarih yaklaşınca ne yapılır?

Tarihi yaklaşan ürünlerde aşağıdaki sıra mantıklıdır.

1. Öne alın. Rafta eski tarihli ürünü öne, yeniyi arkaya koyun (FIFO/FEFO).
2. İndirime sokun. Kampanya kuralıyla tarihe yaklaşan ürüne indirim tanımlayın; kasada kendiliğinden uygulanır.
3. Paketleyin. Meyve-sebzede hazır set; şarküteride dilimlenmiş ürün gibi.
4. İade edin. Tedarikçinizle iade anlaşması varsa zamanında iade edin.
5. Bağış ya da imha. Satılamayacak ürünü mevzuata uygun şekilde elden çıkarın ve fire kaydını girin.

Yüksek indirim kâr marjını düşürür; ama çürüyen ürüne hiç gelir yok demektir. İndirimin hangi noktada mantıklı olduğunu kendi marjlarınızla hesaplayın.

FIFO ve FEFO

• FIFO (ilk giren ilk çıkar): Önce gelen ürünü önce satmak.
• FEFO (tarihi ilk dolan ilk çıkar): Tarihi önce dolacak ürünü önce satmak. Gıda için daha doğrudur, çünkü sonradan gelen ürünün tarihi daha kısa olabilir.

Rafta FEFO'yu uygulamak fiziksel disiplin ister; program size uyarı verir, ama rafı düzenleyen sizsiniz.

Fire: kaybı nedenleriyle yönetmek

Fire, satılamadan kaybedilen üründür. Gıda perakendesinde kaçınılmazdır; ama ölçülmeyen fire yönetilemez. Fire kaydında üç bilgi tutulmalıdır:

• Hangi ürün,
• Ne kadar (adet/kilo),
• Neden.

Yaygın fire nedenleri:

Haftalık fire raporunda hangi üründe ne kaybettiğiniz görünür. Örneğin bir hafta boyunca yaprak sebzede yüksek fire varsa siparişi azaltır ya da daha sık, daha küçük parti sipariş edersiniz. Manav ve kasap için bu analiz daha da önemlidir; konuya manav programı yazımızda devam ediyoruz.

Kritik stok ve sipariş

Stok takibinin satış tarafındaki karşılığı, tükenmeden sipariş vermektir. Her ürün için üç sayı belirlenir:

• Asgari stok (kritik seviye): Altına düşünce sipariş verilir.
• Sipariş miktarı: Bir seferde ne kadar alınacağı.
• Tedarik süresi: Sipariş verildiğinden mala kadar geçen gün.

Asgari stok, tedarik süresi boyunca satılacak miktar kadar olmalıdır. Örneğin bir ürün günde ortalama 12 adet satılıyor ve tedarik süresi 3 gün ise, asgari stok yaklaşık 36 adet artı güvenlik payı olur. Bu rakam yalnız örnektir; ürününüzün satış hızını raporlardan okuyun. Liya Market'te kritik stok listesi ve tedarikçi siparişi özellik listesinde yer alır.

Sipariş verirken dikkat edeceğiniz üç tuzak:

1. Mevsimsel dalgalanma: Bayram, yaz, kış satışları değiştirir; geçen yılın aynı ayına bakın.
2. Kampanya etkisi: Kampanya satışı artırır; kampanya bitince talep düşer. Fazla stok kampanya sonrası bekler.
3. Ürün ömrü: Kısa ömürlü üründe büyük sipariş fireyi artırır.

Stok değeri ve kâr: alış fiyatı neden şart?

Stok yalnız adet değil, değerdir. Rafınızdaki ürünlerin alış fiyatıyla toplamı, stok değerinizi verir. Alış fiyatı girilmezse program yalnız ciroyu gösterir, kârı gösteremez. Çok sayıda dükkân alış fiyatı girmediği için "ciro iyi ama para yok" duygusunu açıklayamaz.

Alış fiyatı disiplini için:

• Mal kabulde her faturadaki fiyatı güncelleyin.
• Ürün kartında alış ve satış fiyatı arasındaki marjı gözden geçirin.
• Marjı beklenenin altında kalan ürünleri raporlardan bulun.

Kâr raporu ve diğer raporlar için bkz. market programı rehberi.

Tartılı ürünlerde stok

Manav, kasap ve şarküteride stok gramla tutulur. Her tartılı satış, satırdaki gramajı stoktan düşer. Bu yüzden mal kabulde kilonun doğru girilmesi, firenin ayrıca kaydedilmesi ve terazi etiketinin doğru okunması şarttır. Terazi barkodu detaylarını terazi barkodu rehberinde anlattık.

Örnek haftalık stok rutini (kurgusal)

Aşağıdaki program orta ölçekli bir mahalle marketi için kurgusal bir örnektir.

Böyle bir rutinle her hafta iki reyon sayılır, ayda tüm dükkân bir tur döner. Süreler tahminidir; ürün sayınıza göre kendi düzeninizi kurun.

Mevsimsellik ve talep tahmini: basit bir yöntem

Gelişmiş tahmin modelleri gerekmez; basit bir yöntem çoğu dükkân için işe yarar. Üç adımı izleyin.

1. Satış hızını bulun. Raporlardan ürünün son dört haftalık toplam satışını alıp dört haftaya bölün. Bu, haftalık ortalama satıştır.
2. Mevsim ve olay düzeltmesi yapın. Önümüzdeki hafta bayram, okul açılışı, sıcak hava gibi bir etken varsa geçen yılın aynı dönemine bakın ve oranı not edin.
3. Güvenlik payı ekleyin. Tedarik süresi uzun ya da sipariş seyrek ise payı artırın; ürün çabuk bozuluyorsa küçük tutun.

Bu hesabı çok satan yirmi ürün için yapmak bile siparişlerinizin kalitesini artırır. Yüzlerce kalem için aynı mantığı programın kritik stok listesi taşır.

Satılamayan ürün: ölü stok

Bazı ürünler aylarca satmaz. Bunlar ölü stoktur: hem yer hem sermaye tutarlar. Ölü stok bulmak için satış raporunda son 90 günde hiç satmayan ürünleri listeleyin.

Üç yol vardır:

• Kampanya: Bir üründe indirim ya da çapraz bağlama (ör. çayla birlikte şeker) satışı canlandırabilir.
• İade/değişim: Tedarikçiyle iade ya da başka ürünle değişim görüşün.
• Sipariş bırakma: Aynı ürünü yeniden sipariş etmeyin; raf boşalınca yerine satan ürünü koyun.

Ölü stoğun çoğu, başlangıçta "satar herhalde" diye alınan ürünlerdir. Raporlara bakarak bu alışkanlığı sınırlandırabilirsiniz.

Stoğun fiziksel düzeni de bir yazılımdır

Program ne kadar iyi olsa da raf düzeni dağınıksa stok sorunları sürer. Basit kurallar:

• Her ürünün tek bir yeri olsun; aynı ürün iki yerde durmasın (sayımda atlanır ya da çift sayılır).
• Depoda raf etiketi ve reyon adı kullanın; sayım için reyon sırasını sabitleyin.
• Soğuk zincir ürünlerini (süt, et, şarküteri) sıcaklık kontrolünden geçirin, tarihleri öne bakacak şekilde dizin.
• Koli açıldığında barkodu kaybolmasın; adet barkodunu sakladığınız bir yer belirleyin.
• Hasarlı ürünleri satış rafından hemen alıp ayrı bir kutuya koyun ve gün sonunda fire girin.

Fiziksel düzen ile dijital kayıt birlikte çalışırsa sayım süresi yarıya iner ve sayım farklarının çoğu kendiliğinden azalır.

Stok sorunlarının yaygın kök nedenleri

Stok yönetiminde yetki ve disiplin

Stok kayıtlarını herkes değiştirebiliyorsa güvenilir değildir. Şu kuralları uygulayın:

• Stok düzeltme ve sayım onayı yalnız yöneticide olsun.
• Fire kaydını yapan kişi ve zamanı raporda görünsün.
• Kasiyer fiyat ve stok düzeltemesin.
• Mal kabulü yapan kişi ile satın alma kararını veren kişi mümkünse ayrı olsun.

Liya Market'in Market paketi personel, PIN ve yetki tanımlarını içerir. Yetki ayarlarını demoda kendi ekibinize göre kurmanızı öneririz.

Çok şubede stok

Birden fazla şubeniz varsa her şubenin stoğunu merkezden görmek, şubeler arası transferi kayıt altına almak ve fazla stoklu şubeden eksik şubeye mal kaydırmak mümkün olmalıdır. Konuyu şube yönetimi yazımızda ayrıca işledik. Liya Market'in Çoklu Şube paketi şubeler arası stok transferini içerir.

Kafe ya da restoran da işletiyorsanız mutfak stoğu için reçete bazlı takip gerekir; bu kısım Liya Adisyon tarafında, masa ve mutfak akışıyla birlikte ele alınır.

Karar kontrol listesi

• [ ] Mal kabul barkodla ve alış fiyatıyla girilebiliyor mu?
• [ ] Tartılı ürünlerde stok gramla mı tutuluyor?
• [ ] Telefonla sayım yapılabiliyor mu?
• [ ] SKT uyarısı var mı, hangi pakette?
• [ ] Fire nedenle kaydediliyor mu, raporu var mı?
• [ ] Kritik stok ve tedarikçi siparişi var mı?
• [ ] Stok düzeltme yetkisi sınırlı mı?
• [ ] Sayım farkı raporu var mı?

Bu özelliklerin paket kapsamını fiyatlar sayfasında görebilir, kendi ürün listenizle denemek için sizi arayalım formunu kullanabilirsiniz. Gıda güvenliği ve son kullanma tarihi konusundaki yasal yükümlülükler için Ticaret Bakanlığı ve Tarım ve Orman Bakanlığı'nın güncel düzenlemelerine bakın; bu yazı hukuki tavsiye değildir.